Documentarea Ex-Ante a Riscurilor și Inventarierea Activelor: Cum Pregătești Compania pentru o Daună și o Instrumentare Mai Eficientă

În momentul producerii unei daune majore, una dintre cele mai dificile probleme administrative poate fi demonstrarea existenței, stării, proprietății și valorii bunurilor distruse sau avariate.

Problema devine și mai dificilă atunci când evenimentul afectează chiar locația în care compania își păstra documentele.

Un incendiu poate distruge arhive fizice. O inundație poate afecta documentele dintr-o locație. Un incident tehnic sau cibernetic poate face temporar inaccesibile anumite sisteme. Într-o daună de amploare, compania poate ajunge să demonstreze existența și valoarea unor bunuri într-un moment în care o parte dintre dovezile fizice nu mai sunt disponibile.

Documentarea ex-ante trebuie, prin urmare, privită ca o componentă a managementului riscului, nu ca o activitate începută după producerea evenimentului.

Într-o eventuală dispută civilă, regula generală privind sarcina probei prevăzută de art. 249 Cod procedură civilă este relevantă pentru demonstrarea faptelor pe care se întemeiază pretențiile și apărările părților.

În instrumentarea unei daune, documentarea anterioară evenimentului are însă o utilitate practică distinctă.

Dacă o companie trebuie să demonstreze după un incendiu că un anumit utilaj exista, îi aparținea, se afla într-o anumită locație, era într-o anumită stare și avea o anumită valoare relevantă, documentele existente înainte de eveniment pot deveni probe importante pentru reconstruirea situației.

Auditul ex-ante al activelor constă în colectarea, organizarea, actualizarea și securizarea preventivă a informațiilor relevante despre proprietățile, echipamentele și stocurile companiei.

Registrul mijloacelor fixe este o sursă importantă de informații, dar pentru managementul riscului este utilă o perspectivă mai largă.

Compania trebuie să poată corela activul fizic cu identificarea sa, locația, documentele de proprietate, valoarea relevantă, documentele tehnice și asigurarea aplicabilă.

Pentru activele importante, compania poate crea un dosar digital individual. Conținutul trebuie adaptat naturii activului, cerințelor contractuale și nivelului de risc.

Pentru un echipament industrial, documentația tehnică poate fi esențială. Pentru o clădire, pot deveni importante documentele de proprietate, planurile, documentația tehnică și evidența lucrărilor. Pentru stocuri, evidența cantitativă, valorile și sistemul de inventariere pot fi mai relevante.

O fotografie este mult mai utilă atunci când poate fi corelată cu un identificator, o dată și o locație.

Scopul nu este fotografierea permanentă a fiecărui obiect din companie. Scopul este existența unei documentări suficiente pentru ca activele importante să poată fi identificate și comparate cu evidențele companiei.

Una dintre erorile frecvente este confundarea valorii contabile nete cu valoarea relevantă pentru stabilirea protecției de asigurare.

Un activ poate fi amortizat contabil în mare măsură sau chiar integral, în timp ce înlocuirea sa poate necesita o sumă semnificativă.

Baza relevantă depinde de tipul de asigurare și de condițiile contractuale aplicabile.

Nu există o singură metodă universală pentru toate activele și toate polițele. Important este ca metoda utilizată să fie compatibilă cu baza de evaluare prevăzută în contract și să fie actualizată atunci când schimbarea valorilor sau a activelor o justifică.

Valorile se pot modifica semnificativ între două reînnoiri. Inflația, fluctuațiile valutare, creșterea prețurilor la materiale, investițiile noi, extinderea capacității și creșterea stocurilor pot modifica expunerea companiei.

Suma asigurată nu trebuie tratată ca o valoare permanentă. Ea trebuie analizată în raport cu baza de evaluare și cu schimbările intervenite în activitate.

Documentarea ex-ante are valoare numai dacă poate fi recuperată după producerea unui eveniment.

Dacă toate documentele sunt păstrate într-un singur loc sau pe un singur sistem care poate fi afectat de același eveniment, compania poate pierde exact evidențele de care are nevoie.

O companie poate transforma aceste principii într-un audit periodic. Scopul nu este să producă documente de dragul documentelor, ci să identifice înainte de daună locurile în care informația critică lipsește.

O revizuire anuală poate fi utilă, dar nu trebuie să fie singurul moment în care compania își verifică documentația.

O companie poate avea un registru impecabil, fotografii excelente și copii de siguranță ale tuturor documentelor și totuși să descopere, în cazul unei daune, că anumite riscuri sunt excluse, anumite limite sunt insuficiente sau anumite condiții contractuale nu sunt îndeplinite.

Documentarea răspunde unei întrebări diferite de cea la care răspunde contractul de asigurare.

Documentarea activelor trebuie analizată împreună cu legislația aplicabilă, cu documentele companiei și cu condițiile contractelor de asigurare.

Regulile privind sarcina probei, obligațiile asiguratului, notificarea producerii riscului, valoarea bunului, suma asigurată și stabilirea indemnizației trebuie aplicate în contextul juridic și contractual relevant.

Art. 249 din Codul de procedură civilă privește sarcina probei în cadrul procesului civil. Acesta nu trebuie transformat într-o regulă potrivit căreia orice document lipsă conduce automat la respingerea unei daune.

În mod similar, existența unei evidențe ex-ante nu garantează plata unei despăgubiri. Pentru fiecare eveniment trebuie analizate contractul, riscul asigurat, excluderile, limitele, franșizele, condițiile aplicabile și probele disponibile.

Acest material are caracter general, educațional și informativ. Documentarea ex-ante poate facilita identificarea și demonstrarea anumitor elemente ale unei eventuale pretenții, însă nu garantează soluționarea sau plata unei despăgubiri.

Analiza unei situații concrete trebuie realizată în raport cu condițiile efective ale contractului de asigurare, documentele disponibile, circumstanțele faptice și legislația aplicabilă.

Materialul nu constituie consultanță juridică, fiscală sau individuală de asigurare.