Cum se Pregătește un Transport Internațional Fără a Omite Elementele Esențiale

Un transport internațional profesionist nu începe în momentul în care camionul intră pe autostradă. Începe cu mult înainte, în momentul în care comanda de transport ajunge în dispecerat.

Adresa greșită, o fereastră de livrare imposibilă, o marfă care depășește capacitatea vehiculului, un ambalaj necorespunzător, o cerință ADR omisă, un subcontractor neverificat sau o poliță CMR care nu corespunde operațiunii pot transforma o cursă aparent profitabilă într-un incident costisitor.

În transportul internațional, diferența dintre o operațiune executată „repede” și una executată profesionist este reprezentată de controalele care au loc înainte de plecare. Un dispecerat performant nu încearcă să rezolve problemele după ce camionul a plecat. Le identifică înainte.

Prima greșeală frecventă este tratarea comenzii de transport ca pe un simplu document comercial. În realitate, comanda reprezintă specificația operațională a cursei.

• Adresa exactă de încărcare și descărcare. • Persoană de contact și număr de telefon. • Data și intervalul orar. • Time slot / programare la rampă. • Tipul și cantitatea mărfii. • Greutatea brută și dimensiunile. • Tipul de vehicul solicitat. • Cerințe de temperatură. • Cerințe ADR. • Cerințe speciale de ambalare. • Cerințe de amarare. • Număr de paleți / colete. • Sigiliu. • Documente speciale. • Condiții de plată. • Penalități. • Instrucțiuni speciale.

În special în transportul internațional și în operațiunile cu subcontractare, alegerea partenerului este o decizie de risc.

Un camion disponibil nu înseamnă automat că este camionul potrivit.

Vehiculul trebuie corelat cu greutatea, volumul, tipul mărfii, modul de încărcare, cerințele de temperatură, restricțiile de rută și condițiile de securitate.

Înainte ca marfa să ajungă în vehicul trebuie verificat dacă vehiculul este apt să o transporte.

• Podea curată, uscată și fără contaminări. • Lipsa obiectelor care pot deteriora marfa. • Integritatea pereților și a prelatei. • Lipsa infiltrațiilor. • Integritatea ușilor. • Starea chingilor și a echipamentelor de amarare. • Funcționarea agregatului frigorific, dacă este cazul. • Integritatea sigiliilor și dispozitivelor de securizare. • Verificarea documentelor vehiculului.

Planificarea unei curse internaționale nu înseamnă doar introducerea punctului A și punctului B într-o aplicație de navigație.

Ruta trebuie analizată împreună cu timpul disponibil, restricțiile pentru vehicule grele, timpii de conducere și odihnă, eventualele traversări cu ferry, condițiile de trafic, parcările și riscurile de securitate.

Șoferul nu trebuie să reconstruiască singur cursa dintr-o combinație de telefoane, mesaje și capturi de ecran.

Una dintre cele mai importante ferestre de control din întreaga cursă este momentul în care marfa este predată transportatorului.

Șoferul trebuie să observe starea aparentă a mărfii și a ambalajului, cantitatea vizibilă, marcajele și orice element care poate genera ulterior o dispută.

O marfă încărcată corect din punct de vedere cantitativ poate fi totuși transportată incorect din punct de vedere al distribuției și securizării.

Înainte de plecare trebuie verificată stabilitatea încărcăturii, distribuția masei și utilizarea corespunzătoare a mijloacelor de fixare.

CMR-ul trebuie să reflecte cât mai corect operațiunea efectivă. Înainte de plecare, transportatorul trebuie să verifice datele esențiale și să formuleze rezerve atunci când există neconformități aparente.

• Expeditorul este corect. • Destinatarul este corect. • Adresele sunt corecte. • Marfa este descrisă corect. • Cantitatea și greutatea sunt corecte. • Numărul de paleți/colete este corect. • Sigiliul este consemnat, dacă există. • Rezervele sunt formulate concret, dacă există. • Instrucțiunile speciale sunt consemnate.

IRU recomandă, în checklist-ul său pentru șoferi, verificarea atentă a CMR-ului și formularea rezervelor atunci când există probleme privind ambalarea, cantitatea, starea aparentă a mărfii sau modul de încărcare.

După plecare, rolul dispeceratului nu se termină. Cursa intră într-o fază de monitorizare.

O greșeală frecventă este confundarea tracking-ului cu managementul operațional.

Faptul că dispeceratul vede camionul pe hartă nu înseamnă automat că transportul este controlat. Controlul apare atunci când există praguri și acțiuni clare: ce faci dacă vehiculul iese de pe rută, dacă staționează prea mult, dacă întârzie, dacă temperatura se abate sau dacă șoferul raportează o problemă.

Ultimii kilometri ai transportului sunt la fel de importanți ca primii.

La destinație trebuie verificată integritatea sigiliului, iar descărcarea trebuie urmărită în măsura posibilului. Orice diferență, deteriorare sau observație trebuie documentată înainte ca vehiculul să părăsească locația.

O cursă nu trebuie considerată finalizată doar pentru că marfa a ajuns la destinație.

Companiile profesioniste nu folosesc fiecare cursă doar pentru a genera venit. O folosesc și pentru a genera informație.

Un transport poate avea un tarif aparent bun și totuși să producă o marjă foarte mică dacă pregătirea este defectuoasă.

Pregătirea unui transport internațional nu este o formalitate administrativă. Este primul și, în multe cazuri, cel mai important nivel de management al riscului.

O cursă bine pregătită începe cu o comandă analizată, continuă cu un partener verificat și un vehicul corespunzător, trece printr-o încărcare controlată și documentată, este monitorizată pe traseu și se încheie cu o livrare corect documentată.

Iar după livrare, informația nu trebuie să dispară. Trebuie să se întoarcă în organizație și să îmbunătățească următoarea cursă.